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Access で年賀状のあて名印刷をするコツ

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この時期、1年間使わなかった年賀状印刷ソフトを久しぶりに起動し、印刷に四苦八苦というところも多いだろう。ところが年に1回しかつかわないソフトの使い方は、どうしても忘れてしまいがちになるのではないか。また今年中にプリンタや周辺機器を買い替えてアプリケーションが対応しなくなったり、もしかしたら昨今のことだから、家に何台もあるパソコンのうち、どれにソフトをインストールしてあったか忘れてしまっている、といったこともあるかもしれない。またそれが調子が悪くて捨ててしまっていた、といったこともあるだろう。

年賀状を印刷するには、いわゆる「宛名印刷ソフト」というものを使う人が多いだろうが、宛名印刷ほど Access に得意な分野はない。そこで、住所データをアクセスにインポートし、宛名印刷をするコツを紹介する。ここでは Microsoft Office Access 2007 で説明するが、他のバージョンでもほぼ同じだ。

まず住所データを用意する。もし宛名印刷ソフトを使っているならデータが取り出せるはずだ。宛名印刷ソフトからデータをエクスポートすると、たとえばこのようなデータになる。これはCSV 形式のデータで、ファイルのフォーマットはテキストファイルと同じ扱いになっている。宛名印刷ソフトによってはエクセル形式でデータを取り出せるものもあるだろうし、データがなければエクセルで作ってもいいだろう。

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<fig.1 : ある宛名印刷ソフトからエクスポートした住所データ>

これを Access にインポートする。まず Access を起動したら「空のデータベース」を作成する。作成する場所は「ドキュメント」で、ファイル名は「年賀状印刷」とでもしておこう。

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<fig.2 : Access を起動して「空のデータベース」を作成する>

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<fig.3 : Access のファイル名を「年賀状印刷」として作成する>

Access が起動し、テーブルのデザイン画面になったら、テーブルは作らなくてよいので保存しないで閉じる。次にメニューから「外部データ」のタブを開き、「テキストファイルのインポート」をクリックする。もし用意した住所データがエクセルの場合は「Excel ワークシートのインポート」をクリックする。

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<fig.4 : テキストファイルのインポートをする>

テキストファイルのインポートを実行すると、インポートするデータを指定するように求められるので、CSV のテキストファイルを保存した「ドキュメント」を指定して、ファイルを選択する。

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<fig.5 : インポートするテキストファイルを指定する>

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<Fig.6 : インポートするテキストファイルを保存した「ドキュメント」フォルダからファイル名を選択する>

ファイル名を指定したら「テキストインポートウィザード」がはじまる。このウィザードでは、データの形式を自動で読み取り、適切な形式に判断してくれるので、基本的には「次へ」の連続でうまくいく。ただ、郵便番号のフィールドは、場合によっては数値と判断される場合があるので、テキストになっていることを確認しよう。もし数値と判断されてしまったら、たとえば番号の最初の数字が「0」の場合、その「0」が失われて桁が小さくなるし、後でやる「郵便番号の前と後ろの切り離し」がやりにくくなる。

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<fig.7 : テキストインポートウィザードでデータ区切りを指定する>

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<fig.8 : データインポートウィザードでテキストの保存形態を確認する>

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<fig.9 : データインポートウィザードでデータの型を確認する>

データの型、特に郵便番号のフィールドが「数値」ではなく「テキスト」になっていることを確認し、次へすすむと主キーの設定になる。ここでは「主キーを自動的に設定する」にして連番を自動で割り当てることとする。

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<fig.10 : テキストインポートウィザードで主キーを自動的に設定する>

インポートウィザードが終了すると、インポートしたデータのテーブル名を指定する。ここでは自動的に割り当てられた「住所エクスポート」のままでいいだろう。

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<fig.11 : テキストインポートウィザードでインポート先のテーブル名を指定する>

インポートウィザードを終了すると、このインポート操作を保存するかを聞かれる。もし何度も同じ操作をする可能性があるなら保存をするが、このような場合は保存しなくていいだろう。

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<fig.12 : テキストインポートウイザードでインポート操作の保存ができる>

データのインポートができた。このままではフィールド名がわかりにくいので、テーブルをデザインしてフィールド名を「宛名」、「郵便番号」、「住所」に変えよう。

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<fig.13 : 住所データがインポートできた>

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<fig.14 : テーブルをデザインビューにしてフィールド名を変更する>

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<fig.15 : テーブルをデザインビューにしてフィールドを「宛名」、「郵便番号」、「住所」に変更する>

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<fig.16 : 「住所エクスポート」テーブルのフィールド名を変更した>

次に、このテーブルをもとにして、はがきの宛名印刷に使いやすいデータをクエリで加工する。「作成」タブの「クエリデザイン」で新しいクエリを作成しよう。クエリを作成すると、どのテーブルのデータからデータを取得するかを選択する。ここでは「郵便番号住所」のデータしかないので、それだけが選択できる。

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<fig.17 : 「作成」タブの「クエリデザイン」で新しいクエリを作成する>

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<fig.18 : クエリデザインでテーブルを選択する>

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<fig.19 : 新しいクエリにテーブルが関連付けられた>

新しいクエリにテーブル「住所エクスポート」が関連付けられたら、表示するフィールドを選んでいく。ここで単にフィールドを「宛名」、「郵便番号」、「住所」と選択してもいいが、後で印刷画面のレポートを作りやすくするために、フィールドを少し加工しよう。

宛名には「様」を付けたいので、全角スペースをひとつ挟んで「様」を表示するようにする。郵便番号は前の 3桁と後ろの 4桁を分離する。住所はそのままでいいだろう。このように表示するには、「フィールド」を次のように記述する。

———————————

宛名様: [宛名] & " " & "様"
郵便番号前: Left([郵便番号],3)
郵便番号後: Right([郵便番号],4)
住所

———————————

まず最初のフィールドに「宛名様」とするのは、フィールドの別名だ。そのあとに「:」をはさんで表示するデータを記述する。「&」は文字列をつなぐ演算子で、” ”は全角のスペースをひとつ挟んでおり、次の「&」で”様”の文字をつないでいる。

次のフィールドの別名は「郵便番号前」とし、「:」ではさんで Left([郵便番号],3) とするのは、「郵便番号」のフィールドのデータを左から、つまり前から3文字だけ表示する関数だ。同様に次のフィールドは別名を「郵便番号後」とし、「:」ではさんで Right([郵便番号],4) としている。これは「郵便番号」のフィールドのデータを右から、つまり後から4文字だけ表示する関数だ。これで郵便番号の前と後ろを別のフィールドで表示し、区別できる。

「住所」フィールドはそのまま使えばよいだろう。

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<fig.20 : 表示するフィールドの式を記述する>

フィールドの式が記述できたらクエリを保存する。「印刷用クエリ」の名前にしよう。

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<fig.21 : クエリを保存する>

クエリが保存できたらデータを確認しよう。宛名にはスペースをはさんで「様」が、郵便番号は前 3桁と後 4桁が別フィールドで分離されて表示されているはずだ。

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<fig.22 : 「印刷用クエリ」のデータを確認する>

次に印刷用のレポートを作成する。「作成」タブから「レポートデザイン」で空白のレポートを作成する。空白のレポートでは自動的に「ページヘッダー」と「ページフッター」ができるが、年賀状印刷にヘッダーやフッターは必要ないので削除する。ヘッダーとフッターを削除するには、

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<fig.23 : 「作成」タブから「レポート」「レポートデザイン」で新しい空白のレポートを作成する>

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<fig.24 : レポートの「ページヘッダー」と「ページフッター」を削除する>

次にレポートに対してデータを割りつける。レポートのビューでは、左上の「■」をポイントするとレポート全体を選択したことになるので、その状態で「プロパティシート」から「データ」タブの「レコードソース」をクリックして関連付けるテーブルまたはクエリを選択する。ここでは「印刷用クエリ」を選択する。

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<fig.25 : レポートに対してレコードソースを割り当てる>

次にレポートにフィールドを追加する。「デザイン」タブから「既存のフィールドの追加」をクリックすると、レポートに関連付けられた「印刷用クエリ」の各フィールドを選択できるので、レポートにドラッグしてフィールドを追加する。

あるいは「デザイン」タブの「コントロール」から「テキストボックス」をレポートにドラッグし、後でフィールドのデータを関連付けてもいいだろう。

フィールドを画面に追加すると、フィールド名のラベルも同時にできるが、必要ないので削除する。

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<fig.26 : レポートにフィールドを追加する>

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<fig.27 : 不要なラベルを削除した>

次に、1ページごとに改ページされる設定をする。それには「詳細」のセクションを選択したまま「プロパティシート」で「改ページ」を「カレントセクションの前」に変更する。これで 1レコードずつ改ページされて印刷されるようになる。

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<fig.28 : 「詳細」セクションを改ページするように設定する>

後は用紙のサイズを「はがき」にし、各フィールドのフォントや文字の大きさ、位置を調節するだけだ。フォントは、郵便番号は「MS Pゴシック」に、住所と宛名は「HG教科書体」がおすすめだ。文字の大きさは「郵便番号前」を 16ポイント、「郵便番号後」を 14ポイント、「住所」を 12ポイント、「宛名様」を 22ポイントとしてみた。

レポートデザインのコツとして、印刷の余白はできるだけ小さくしておくことがある。「郵便番号前」と「郵便番号後」のフィールドは、年賀はがきの郵便番号枠に収まるようにするために「文字配置」を「均等割り付け」にするとよい。また住所のフィールドは、長い住所もあるので大きめにしておき、さらに切手印刷に重ならないようにレイアウトする。「宛名様」のフィールドはハガキの中央に収まるように「文字配置」を「中央」にするとよいだろう。

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<fig.29 : フィールドの文字フォントと文字の大きさを設定する>

「印刷プレビュー」でおおまかなレイアウトを確かめながらデザインする。だいたいのレイアウトができたら、A4サイズの用紙を 4つに切って葉書大にし、印刷する。印刷した紙を年賀葉書に重ねて位置を確認する。プリンタによって印刷する位置に違いがあるので、ここは何度かやってみながら調節するしかない。

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<fig.30 : 「印刷プレビュー」でレイアウトを確認する>

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<fig.31 : 普通の紙に印刷して年賀葉書に重ねて位置を確かめる>

おおむね位置があえば、年賀葉書をプリンタにセットして印刷する。ここでも一度に印刷せず、何枚か試し印刷をし、郵便番号の位置などレイアウトがうまく印刷されるか確認しながらしよう。最終調整だ。あっていなければフィールドサイズを変えたり、フィールドの位置を動かしたりしてベストの位置に修正しよう。

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<fig.32 : 郵便番号の位置を確認しながら印刷する>

このように説明すると手間がかかるようだが、Access がある程度わかっているなら簡単だ。住所データさえあれば 15分もあれば印刷できる状態まで作れるだろう。

作業手順とコツをまとめると次のようになる。

(1)データをインポートする。このとき郵便番号を数値にせずテキストでインポートする。
(2)データをそのまま使わず、宛名を「様」付きにしたり郵便番号を前と後ろに分けるクエリを作る。
(3)レポートを作ってクエリを割り当てる。ページのヘッダーとフッターを削除し、詳細セクションを改ページする。
(4)フィールドの大きさやフォント、文字の大きさをレイアウトする。文字位置を「均等割り付け」や「中央」で工夫する。
(5)試し印刷を念入りにして、文字の大きさや郵便番号の位置を丁寧にあわせる。

Access は複数ページにわたる帳票印刷が得意だ。これは葉書印刷にも活かせるので、ぜひ Access で年賀状印刷をやって欲しい。そしてこの年賀状印刷のコツは他の帳票印刷でも使えるはずだ。

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Written by Yoshio Matsumoto

2014年12月30日 at 1:05 PM

郵便番号データを SQL Server で利用するには(2) – データ変換サービス DTS を使わず Access を利用してデータを SQL Server に取り込む

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SQL Server に Excel や Access、CSV形式などのテキストファイルを取り込むために、データ変換サービス、DTS がある。だがデータ変換サービスはデータ型に厳密であるなど、実際の運用においては使いにくい面もある。そこでデータ変換サービス DTS を使わず、Access を利用してデータを SQL Server に取り込むことを紹介する。Access を使うと、取り込みたいデータを確認しながら作業ができるので、データ型やフィールドサイズが不明の場合でも対応しやすい。

ここで SQL Server に取り込みたいデータが、日本郵便からダウンロードできる全国郵便番号であるとする。郵便番号データのダウンロードについては、前回の blog を参考にしてほしい。

 

ダウンロードした csv データファイルを Access に取り込むため、まず Access を起動して空のデータベースを作成する。ここで使用した Access のバージョンは Microsoft Office Access 2007 だが、違うバージョンでもうまくいくはずだ。Access データベースファイルを作成する場所はローカルコンピュータのドキュメントなど適当な場所でいい。

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<Fig.1 : Microsoft Office Access 2007 を起動して空のデータベースを作成する。

空のデータベースを作成したら、リボンメニューの「外部データ」から「テキストファイルのインポート」を実行する。日本郵便からダウンロードしたデータが、csv 形式のテキストファイルだからだ。

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<Fig.2 : 「外部データ」メニューの「テキストファイルのインポート」を実行する>

データのインポートはウイザードに従ってすすめる。「データのインポート元とインポート先、またはリンク元とリンク先の選択」でデータをインポートする郵便番号ファイルを選択し、データの保存方法は「現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする」を選ぶ。

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<Fig.3 : データのインポート元とインポート先、またはリンク元とリンク先の選択>

ファイルを指定したら読み込むデータが表示されるので、データの区切り形式を選択する。データの区切りは「区切り記号付き」を選ぶ。

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<Fig.4 : データインポートウィザードでデータの区切り形式を選択する>

次にフィールド区切り記号を選択する。フィールド区切り記号は「カンマ」を指定する。また「先頭行をフィールド名として使う」オプションは、読み込まれたデータを見てフィールド名に相当するデータがないので、チェックを外す。

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<Fig.5 : フィールド区切り記号の選択と先頭行をフィールド名として使うかの選択>

次に読み込むフィールドのフィールド名や型を設定する。Access が読み取ったデータからフィールドの型を類推して決めてくれるが、郵便番号は数値として判断される場合がある。確かに郵便番号は数値なのだが、数値として読み取った場合は先頭のゼロが無視されてしまうので、郵便番号のフィールドは「テキスト型」に変更しておく。

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<Fig.6 : フィールドのオプションを設定する>

主キーの設定では、ここでインポートするデータの主キーが不明であるので、「主キーを自動的に設定する」を選んでおく。こうすれば自動的に「ID」のフィールドが作られ、連番が与えられる。

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<Fig.7 : 主キーの設定>

インポートウィザードの最終場面では、インポート先のテーブル名を記述する。ここではファイル名から自動的に割り当てられた「KEN_ALL」の名前とした。

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<Fig.8 : インポート先のテーブルの指定>

インポートが完了したら、「インポート操作の保存」の画面になる。同じインポート操作を後で繰り返したい場合は、ここで「インポート操作の保存」にチェックをしておくと、簡単に再現できる。ここでは繰り返ししないつもりなので、チェックをしないでおく。

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<Fig.9 : インポート操作の保存>

インポートウィザードが終わったら、インポートデータは新たに生成した「KEN_ALL」テーブルに保存されている。テーブルの下部にはレコード数が 123,708 件であることがわかる。

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<Fig.10 : インポートウィザードを終了しデータをインポートした>

読み込んだ「KEN_ALL」テーブルのデータを見ると、フィールド1 は意味がよくわからない何らかの管理番号になっているようだ。フィールド2 は郵便番号の前部分、フィールド3 は郵便番号の全6桁、フィールド4 からフィールド6 が住所の読み仮名、フィールド7 からフィールド9 が住所になっている。フィールド10 から15 は何らかの管理フラグだ。

データ構造がわかったら、これに相当するテーブルを SQL Server に作る。CREATE 文は次のようなものとした。

——————————————————————————-

CREATE TABLE 郵便番号住所2(
    管理番号 int NULL,
    プレ郵便番号 varchar(7) NULL,
    郵便番号 char(7) NULL,
    都道府県カナ nvarchar(7) NULL,
    市区町村カナ nvarchar(25) NULL,
    住所それ以降カナ nvarchar(80) NULL,
    都道府県 nvarchar(10) NULL,
    市区町村 nvarchar(25) NULL,
    住所それ以降 nvarchar(80) NULL,
    管理フラグ1 char(1) NULL,
    管理フラグ2 char(1) NULL,
    管理フラグ3 char(1) NULL,
    管理フラグ4 char(1) NULL,
    管理フラグ5 char(1) NULL,
    管理フラグ6 char(1) NULL
)

——————————————————————————-

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<Fig.11 : SQL Server Management Studio で郵便番号住所をストアするテーブルを作る>

次に Access を SQL Server のテーブルに「リンクテーブル」として接続する。リボンメニューの「外部データ」から「その他」をクリックし「ODBC データベース」を実行する。

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<Fig.12 : リボンメニューの「外部データ」から「その他」をクリックし「ODBC データベース」を実行する

外部データの取り込みウィザードがはじまる。日本郵便のサイトからダウンロードした csv のテキストファイルは Access に取り込んだが、ここでは SQL Server のテーブルにリンクするために「リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする」を選択する。

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<Fig.13 : 外部データの取り込みウィザードでリンクテーブルを作成してソースデータにリンクする>

「データソースの選択」では、適切な SQL Server へのデータソースがあれば選択するだけでいいが、なければ新規作成する。DNS 名のところの「新規作成」ボタンをクリックする。

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<Fig.14 : データソースの選択>

セットアップするデータソースのドライバーを選択する。接続したい SQL Server を選択して「次へ」をクリックする。

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<Fig.15 : セットアップするデータソースのドライバーを選択する>

データソース名を決めて入力する。データソース名は、後で見てわかるような、適当な名前でいい。

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<Fig.16 : データソース名を決めて入力する>

データソースが作成される。「完了」をクリックする。

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<Fig.17 : データソースの作成>

接続する SQL Server を選択する。「サーバー」テキストボックスの右端▼をクリックすると、利用できる SQL Server が選択できるので、テーブルを作成した SQL Server を選択して「次へ」をクリックする。

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<Fig.18 : 接続する SQL Server を選択する>

SQL Server のログイン認証を選択する。「ネットワークへのログイン ID で、Windows NT の認証メカニズムを使う」はいわゆるWindows 統合認証で、「ユーザーが入力する SQL Server 用のログイン ID とパスワードを使う」は SQL Server にユーザーを作ってログインするものだ。作業している環境によるが、ここでは前者のログインで利用するものとする。

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<Fig.19 : SQL Server のログイン認証を選択する>

既定のデータベースを設定する。郵便番号住所テーブルを作成したデータベース名は「test」だったので、それを選択する。

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<Fig.20 : 既定のデータベースを設定する>

これでデータソースの作成を完了する。

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<Fig.21 : データソースの作成を完了する>

データソースが作成されたら、データソースの詳細が表示される。ここで「データソースのテスト」をクリックすると、SQL Server に接続テストをすることができる。

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<Fig.22 : データソースの作成完了とテスト>

データソースの接続テストが成功した。

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<Fig.23 : SQL Server へのデータソースの接続テスト>

データ接続ができたら、リンクしたいテーブルを指定する。ここでは「郵便番号住所2」テーブルに接続したい。

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<Fig.24 : テーブルのリンク>

リンクテーブルが作成できた。リンクテーブルは地球のようなアイコンで、画面の左側「すべてのテーブル」に「dbo.郵便番号住所2」の名前で表示されている。このテーブルは Access 上に実体はなく、SQL Server のテーブルにリンクしている。

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<Fig.25 : リンクテーブルの作成完了>

リンクテーブル「dbo.郵便番号住所2」を開くと、SQL Server 上のデータを見ることができる。まだデータは入っていないので、一件もデータがない。

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<Fig.26 : リンクテーブル「dbo.郵便番号住所2」を開いてデータを確かめる>

リンクテーブルが作成できたら、Access にインポートしたデータを、リンクテーブル「dbo.郵便番号2」へコピーする。Access でテーブルへデータをコピーするとき、簡単なのは「追加クエリ」を作成することだ。

「新しいクエリ」を作成し、テーブル「KEN_ALL」を元データとする。画面に表示された「KEN_ALL」テーブルの各フィールドを下段にドラッグし、表示させる。

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<Fig.27 : 新しいクエリを作りフィールドを表示させる>

次にこのクエリを「追加クエリ」にする。Access では SQL 文を使ってデータを追加することもできるが、単純にテーブルからテーブルへデータを追加する場合は、追加クエリを使うと便利だ。

クエリを追加クエリにするには、クエリの編集画面で「デザイン」メニューの「+!」のアイコン、「追加」をクリックする。すると「追加」のウインドウが表示され、追加先のテーブルを選択するようになる。追加先はリンクテーブル「dbo.郵便番号2」を選択する。

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<Fig.28 : クエリを追加クエリにする>

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<Fig.29 : 追加クエリの設定で追加先のテーブルを選択する>

dbo.郵便番号2」をクエリを追加クエリにすると、画面の下部に表示されたフィールドの下の項目が変わる。単なる選択クエリの場合は、「フィールド」、「テーブル」、「並べ替え」、「表示」、「抽出条件」、「または」となっているが、追加クエリにすると「表示」の項目はなくなり、かわりに「レコードの追加」が表示される。これは、データを追加するテーブルのどのフィールドに追加するかを選択する項目だ。各フィールドの「レコードの追加」クリックすると、追加先に設定した「dbo.郵便番号2」の各フィールドが表示されるので、追加したい適切なフィールドを選択し決定していく。追加しなくてもよいフィールドは指定しなくていい。

ここで作成した SQL Server の「dbo.郵便番号2」の場合、「KEN_ALL」テーブルの各フィールドに対して、「ID」を「管理番号」に、「フィールド1」は指定せず、「フィールド2」を「プレ郵便番号」に、以降、フィールド3から「郵便番号」以降を順に設定する。

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<Fig.30 : クエリを追加クエリにした>

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<Fig.31 : 追加クエリの各フィールドに追加先のフィールドを設定する>

追加クエリができたら保存する。クエリ名は「郵便番号住所の追加」とした。

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<Fig.32 : 追加クエリを保存する>

追加クエリが保存できたら、「すべてのテーブル」にあるクエリの名前「郵便番号住所の追加」をダブルクリックする。「追加クエリを実行すると、テーブルのデータが変更されます」となるので「はい」をクリックする。次に追加されるデータの件数が表示されるので、間違いなければ「はい」をクリックする。

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<Fig.33 : 保存した追加クエリ「郵便番号住所の追加」をダブルクリックして実行する>

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<Fig.34 : 追加クエリを実行してテーブルにデータを追加する>

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<Fig.35 : 追加されるデータの件数が表示される>

この追加クエリは、SQL の INSERT 文になっている。SQL 文を確かめるには、追加クエリをデザインし「SQL ビュー」にするといい。次のような SQL 文が生成していることがわかる。

——————————————————————————-

INSERT INTO dbo_郵便番号住所2 ( 管理番号, プレ郵便番号, 郵便番号, 都道府県カナ
              , 市区町村カナ, 住所それ以降カナ, 都道府県, 市区町村, 住所それ以降
              , 管理フラグ1, 管理フラグ2, 管理フラグ3, 管理フラグ4, 管理フラグ5, 管理フラグ6 )
SELECT KEN_ALL.ID, KEN_ALL.フィールド2, KEN_ALL.フィールド3, KEN_ALL.フィールド4
              , KEN_ALL.フィールド5, KEN_ALL.フィールド6, KEN_ALL.フィールド7, KEN_ALL.フィールド8
              , KEN_ALL.フィールド9, KEN_ALL.フィールド10, KEN_ALL.フィールド11, KEN_ALL.フィールド12
              , KEN_ALL.フィールド13, KEN_ALL.フィールド14, KEN_ALL.フィールド15
FROM KEN_ALL;

——————————————————————————-

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<Fig.36 : 追加クエリを SQL ビューで確認する>

追加クエリを実行すると、Access にインポートされたデータが SQL Server に追加されているはずだ。「dbo.郵便番号住所2」のリンクテーブルを開いたままなら、一度閉じて再度開くと最新のデータが表示される。

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<Fig.37 : 「dbo.郵便番号住所2」のリンクテーブルを開いてインポートされたデータを表示する>

SQL Server Management Studio で直接 SQL Server のテーブルを確かめても、データがインポートされたことが確認できる。

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<Fig.38 : SQL Server Management Studio でインポートされたデータを確認する>

このように、Access を使って SQL Server にデータをインポートすることができる。まず Access に CSV データを取り込み、次に「リンクテーブル」で Access を SQL Server に接続し、「追加クエリ」でデータを追加するのだ。

Access の追加クエリは画面上でフィールドを選択することで視覚的にテーブルからテーブルにデータを追加することができるので、SQL Server のデータ処理に使ってもいいだろう。

SQL Server : サーバーサイドでデータの変更日付をテーブルに自動的に記録するために、AFTER UPDATEトリガを利用する。変更データの絞込みにはサブクエリではなく in 句を使う。

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「SQL Server : サーバーサイドでデータの作成日付をテーブルに自動的に記録するために、フィールドの列のプロパティで規定値を設定し、INSTEAD OF INSERTトリガを利用する」では、テーブルのフィールドに「作成日」のフィールドを作り、データの生成日と時間を自動的に記録する方法を説明した。データの生成日と時間をサーバー側で記録するには、フィールドのプロパティに既定値を設定する方法と、INSTEAD OF INSERTトリガで強制的にデータを与える方法があった。では、既に生成しているデータの「更新日」をSQL Server側で自動的に記録するにはどうすればよいだろう。これもテーブルに「トリガ」を設定することで実現できるが、少し工夫が必要だ。

まず次のようなテーブルを作ろう。

——————————————————

フィールド名 データ型 備考
ID int 主キー、IDENTITY(はい)、シード(1)、増分(1)
データ int
作成日 datetime
更新日 datetime

——————————————————

SQLSV_blog_update_datetime_001_mid_640

<Fig.1 : サンプルの「テスト」テーブルを作る>

テーブルができたら、いくつかサンプルのデータを作っておこう。

SQLSV_blog_update_datetime_003_mid_640

<Fig.2 : 「テスト」テーブルにサンプルのデータを作っておく>

次に、この「テスト」テーブルに次のクエリでAFTER UPDATEトリガを設定する。

——————————————————

CREATE trigger trig_02 on テスト after update

as

update テスト set 更新日 = getdate() where ID = (select ID from inserted)

——————————————————

SQLSV_blog_update_datetime_002_mid_640

<Fig.3 : 「テスト」テーブルにトリガを設定する>

SQLSV_blog_update_datetime_004_mid_640

<FIg.4 : 「テスト」テーブルにトリガを設定した>

このトリガは、「テスト」テーブルにUPDATE文が発行されたとき、変更されたデータが入っている「inserted」一時テーブルのIDを調べ、そのIDと同じIDのデータに対して「更新日」のフィールド値を gerdate() 関数で現在の日付と時間を取得して更新するというものだ。

では、このトリガを設定した「テスト」テーブルのデータを更新してみよう。次のクエリを試してみる。

——————————————————

UPDATE テスト SET データ = 101 where データ = 100

——————————————————

SQLSV_blog_update_datetime_005_mid_640

<Fig.5 : トリガを設定した「テスト」テーブルに UPDATE 文を実行する>

UPDATE 文は1件のデータを更新するものだが、処理結果のメッセージが2行表示されている。トリガが動いたのだ。ではテーブルのデータを確認してみよう。

SQLSV_blog_update_datetime_006_mid_640

<Fig.6 : データを更新した「テスト」テーブルのデータを確認する>

トリガによって「更新日」のデータが自動的に記録されたことがわかる。だが、実はこのトリガには問題がある。試しに、次のクエリを実行してみよう。このクエリでは、データが 800 のデータを更新しているが、サンプルデータには 800 のデータが2件あるのだ。

——————————————————

UPDATE テスト SET データ = 801 where データ = 800

——————————————————

SQLSV_blog_update_datetime_007_mid_640

<Fig.7 : 「テスト」テーブルの2件のデータを更新しようとしてエラーになった>

トリガに設定した UPDATE 文はサブクエリだ。サブクエリでは複数の値を処理することができない。これでは困るので、トリガを変更する。変更するには、テーブルを展開してトリガを表示し、右クリックで「変更」をクリックする。

SQLSV_blog_update_datetime_010_mid_640

<Fig.8 : 「テスト」テーブルに設定したトリガを変更する>

——————————————————

update テスト set 更新日 = getdate() where ID in (select ID from inserted)

——————————————————

= でつないだサブクエリを in 句に変更するのだ。

SQLSV_blog_update_datetime_011_mid_640

<Fig.9 : トリガのサブクエリを in 句に変更する>

変更できたら、もういちどデータを2件変更する UPDATE 文を実行してみよう。うまくいくはずだ。

SQLSV_blog_update_datetime_012_mid_640

<Fig.10 : データを2件変更する UPDATE 文を実行する>

変更したデータを確認しよう。

SQLSV_blog_update_datetime_013_mid_640

<Fig.10 : UPDATE 文を変更したテーブルを確認する>

このように更新日の日付と時間をサーバー側で自動的に記録するには、テーブルにトリガを設定すればよい。そのとき、変更をうけたデータを絞り込むにサブクエリではなくて in 句を利用する。サブクエリでは複数のデータを更新する UPDATE 文でエラーがおこるためだ。

Microsoft Surface RTに最適のコンテンツ保存用USB外部メモリ – 超小型で取り付けたまま持ち運んでもいい

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以前に紹介したが、Microsoft Surface RTの特徴のひとつにUSBポートを備えているところがある。

「マイクロソフトが満を持して発表したSurface RTは最初にして最高のタブレットだ。キックスタンド、タイプカバー、USBポート、そしてワード、エクセル、パワーポイント、ワンノートの利用が他に比類ない。」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/category/%e3%82%bf%e3%83%96%e3%83%ac%e3%83%83%e3%83%88/

このUSBポートには、PC用の様々なデバイスを取り付けることができる。たとえばプリンターや外付けキーボードなどだ。そしてもちろん、USBメモリも使うことができる。Surface RTを常時インターネットに接続し、SkyDriveにコンテンツをしまっておくのもいいが、USBメモリに保存しておけば大量のデータを手際よく使い分けることができる。

ただしタブレットの使い方はパソコンと違って机の上に置くのではなく、手に取って使うことが多いだろう。またUSBメモリを取り付けたまま持ち運ぶこともあるだろう。そんなとき、この小型のUSBメモリが最適だ。

IMG_1749_mid_640_480

<Fig.1 : Microsoft Surface RTに小型のUSBメモリを取り付けた>

このくらいの大きさなら、USBメモリを取り付けたまま持ち運んだり、かばんにしまっても問題ない。Webのユーザー評には「転送速度が遅い」というものもあるが、大きなファイルを大量にコピーするようなことでもなければ、通常の使用に問題はない。

IMG_1751_mid_640_480

<Fig.2 : Microsoft Surface RTに取り付けた小型のUSBメモリ>

このメモリにはケースがついているので、使わないときはケースを取り付けておくといい。

IMG_1752_mid_640_480

<Fig.3 : Microsoft Surface RTに最適な小型USBメモリとケース>

IMG_1753_mid_640_480

<Fig.4 : Microsoft Surface RTに最適な小型USBメモリをケースに収めた>

●追記 2013/07/10

「マイクロソフトが満を持して発表したSurface RTは最初にして最高のタブレットだ。キックスタンド、タイプカバー、USBポート、そしてワード、エクセル、パワーポイント、ワンノートの利用が他に比類ない。」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/2013/07/03/%e3%83%9e%e3%82%a4%e3%82%af%e3%83%ad%e3%82%bd%e3%83%95%e3%83%88%e3%81%8c%e6%ba%80%e3%82%92%e6%8c%81%e3%81%97%e3%81%a6%e7%99%ba%e8%a1%a8%e3%81%97%e3%81%9fsurface-rt%e3%81%af%e6%9c%80%e5%88%9d%e3%81%ab/

「Surface RTはUSBでレーザープリンタなどが利用できる。これは大きなメリットだ。」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/2013/07/10/surface-rt%e3%81%afusb%e3%81%a7%e3%83%ac%e3%83%bc%e3%82%b6%e3%83%bc%e3%83%97%e3%83%aa%e3%83%b3%e3%82%bf%e3%81%aa%e3%81%a9%e3%81%8c%e5%88%a9%e7%94%a8%e3%81%a7%e3%81%8d%e3%82%8b%e3%80%82%e3%81%93/

●追記 2013/07/13

「今日は日本版Microsoft Surface Proの発売日」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/2013/06/07/%e4%bb%8a%e6%97%a5%e3%81%af%e6%97%a5%e6%9c%ac%e7%89%88microsoft-surface-pro%e3%81%ae%e7%99%ba%e5%a3%b2%e6%97%a5/

「Surface RTにSurface VGAアダプターとSurface HDデジタルAVアダプターを使い大型モニタに画面を映し出す。授業でSurfaceを利用すれば手際よくコンテンツを提示できるだろう。」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/2013/07/11/surface-rt%e3%81%absurface-vga%e3%82%a2%e3%83%80%e3%83%97%e3%82%bf%e3%83%bc%e3%81%a8surface-hd%e3%83%87%e3%82%b8%e3%82%bf%e3%83%abav%e3%82%a2%e3%83%80%e3%83%97%e3%82%bf%e3%83%bc%e3%82%92%e4%bd%bf/

「Microsoft Surface RTでWord、Excel、PowerPoint、OneNoteを使って日常的なパソコン業務のほとんどができる。」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/2013/07/13/microsoft-surface-rt%e3%81%a7word%e3%80%81excel%e3%80%81powerpoint%e3%80%81onenote%e3%82%92%e4%bd%bf%e3%81%a3%e3%81%a6%e6%97%a5%e5%b8%b8%e7%9a%84%e3%81%aa%e3%83%91%e3%82%bd%e3%82%b3%e3%83%b3%e6%a5%ad/

「Microsoft SurfaceのUSBポートにパソコン用のキーボードを接続して使う。専用のタッチカバーやタイプカバーに不満を感じたら市販のキーボードを選んで使おう。」
https://matsumotoyoshio.wordpress.com/2013/07/13/microsoft-surface%e3%81%aeusb%e3%83%9d%e3%83%bc%e3%83%88%e3%81%ab%e3%83%91%e3%82%bd%e3%82%b3%e3%83%b3%e7%94%a8%e3%81%ae%e3%82%ad%e3%83%bc%e3%83%9c%e3%83%bc%e3%83%89%e3%82%92%e6%8e%a5%e7%b6%9a%e3%81%97/

SQL Server : サーバーサイドでデータの作成日付をテーブルに自動的に記録するために、フィールドの列のプロパティで規定値を設定し、INSTEAD OF INSERTトリガを利用する

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データを管理する際に、そのデータがいつ作られ、いつ更新されたかを記録しておくことが求められる場合がある。これらの日付を記録するため、次のようにテーブルに「作成日」と「更新日」のフィールドを持たせておくことにする。どちらのフィールドも「datetime型」としておこう。

SQL_storedatetime_001_mid_640

<fig.1 : テーブル「Table_3」に「作成日」と「更新日」のフィールドを作成した>

このテーブルに新しいデータを生成し、「作成日」の値を記録するとき、クライアント側で明示的に処理を行うなら次のようなSQL文になるだろう。このとき、getdate()はSQL Serverから日付を取得する関数だ。

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insert into Table_3(サンプル値,作成日) values(‘ほげほげ’,getdate())

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SQL_storedatetime_002_mid_640

<fig.2 : 明示的にSQL文によってデータ作成日を登録した>

SQL_storedatetime_003_mid_640

<fig.3 : Table_3に作成日が登録された>

すでに生成したデータを更新し、「更新日」の値を記録するとき、クライアント側で明示的に処理を行うなら次のようなSQL文になるだろう。

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update Table_3 set サンプル値 = ‘ほにゃらら’,更新日 = getdate() where サンプル値 = ‘ほげほげ’

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SQL_storedatetime_004_mid_640

<fig.4 : Table_3のデータ「ほげほげ」を「ほにゃらら」に更新し、明示的にSQL文によってデータ作成日を登録した>

SQL_storedatetime_005_mid_640

<fig.5 : Table_3のデータを更新し、更新日が登録された>

新しいデータを作成したときに自動的に「作成日」が記録されるようにするには、フィールドのプロパティで「規定値」を設定する方法がある。規定値に「getdate()」関数を設定しておけばいい。規定値を設定すれば、SQL文で明示的に日付を与えなくてもテーブルには自動的に日付が入るようになる。

SQL_storedatetime_006_mid_640

<fig.6 : Table_3の「作成日」フィールドのプロパティで「規定値」を「getdate()」に設定した>

フィールドに規定値を設定すると、次のSQL文で新しいデータを生成すると「作成日」の値が自動的に記録される。

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insert into Table_3(サンプル値) values(‘規定値でほげ’)

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SQL_storedatetime_007_mid_640

<fig.7 : Table_3に「作成日」を明示的に指定せずにデータを生成した>

SQL_storedatetime_008_mid_640

<fig.8 : Table_3に「作成日」を明示的に指定せずにデータを生成し、規定値が記録された>

このように規定値を使って自動的に値を与えることは一般的だが、この方法ではうまくいかない場合がある。いくら規定値を指定していても、規定値はあくまでも値が示されないときのものであって、ユーザーが明示的に値を与えると規定値は無視されユーザーの指定した値が記録されるのだ。たとえばユーザーが次のSQL文を使うと「記録日」が期待どおりの「規定値」にならない。

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insert into Table_3(サンプル値,作成日) values(‘昔の日付で出ています’,’1961/8/13′)

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SQL_storedatetime_009_mid_640

<fig.9 : 「作成日」に規定値を設定したTable_3にSQLで明示的に日付を指定してデータを生成するSQL文を実行した>

SQL_storedatetime_010_mid_640

<fig.10 : 「作成日」に規定値を設定したTable_3にSQLで明示的に日付を指定して過去の日付でデータを生成した>

データを管理するためには、ユーザーが「作成日」に勝手な値を指定できないようにしたほうがいい。そこでユーザーが「作成日」に明示的な日付を設定しても、それを無効にしてサーバーサイドで日付を強制的に設定される方法を考えてみよう。それにはテーブルにINSERTトリガを設定する方法がある。INSERTトリガは、テーブルにデータがINSERTされたときに自動的に実行されるストアドプロシージャだ。

INSERTトリガが実行されるタイミングは2つある。ひとつはINSERTが実行された後にトリガが実行されるAFTER INSERT、もうひとつはINSERTが実行される前にトリガが実行されるINSTEAD OF INSERTだ。INSTEAD OF INSERTはその名前からわかるように、実際のINSERT文に代わって実行されるトリガだ。ためしに次のSQL文でトリガをテーブルに設定してみよう。トリガを作成するには、create triggerを使う。

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create trigger trig_01 on Table_3 instead of insert
as
insert into Table_3(サンプル値,作成日) values(‘トリガでほげ’,GETDATE())

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このトリガを設定するSQL文で、create triggerの次にくる「trig_01」はトリガ名だ。わかりやすい名前を考えて自分で考えてつけることになる。その後onに続いてどのテーブルに対して設定するのかの「テーブル名」を記述している。そしてinstead of insertがトリガの種類だ。次にasに続けて、INSERTに代わって実行させたいSQL文を記述している。トリガを作成したら、左のペイン「オブジェクトエクスプローラー」の「Table_3」を展開すると「トリガ」のところに「trig_01」という名前のトリガができていることがわかる。

SQL_storedatetime_014_mid_640

<fig.11 : create trigger文でTable_3にINSTEAD OF INSERTトリガを作成した>

これでTable_3に何か値をinsertしようとしても、代わりにINSTEAD OF INSERTトリガが働き、あらかじめ決められた内容のデータしか生成しなくなる。たとえば次のようなSQL文をTable_3に実行してみよう。

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insert into Table_3(サンプル値,作成日) values(‘どうなる’,’1961/8/13′)

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SQL_storedatetime_015_mid_640

<fig.12 : INSTEAD OF INSERTトリガを設定したTable_3に明示的にinsert文を実行する>

ひとつのinsert文しか実行していないのに、処理結果が2つあらわれている。トリガが動いたのだ。

SQL_storedatetime_016_mid_640

<fig.13 : INSTEAD OF INSERTトリガを設定したTable_3に明示的にinsert文を実行した結果>

Table_3を見ると、明示的に実行されたINSERT文は無視され、トリガによって強制的にデータがinsertされたことがわかる。「作成日」はgetdate()で得られた日付になっている。

ここで「作成日」が強制的にgetdate()の値になったことはよいが、「サンプル値」が決まった値では困る。「サンプル値」はもとのinsert文で示された値でなければいけない。このときINSERTトリガでは、もとのinsert文によって与えられたデータは、一時的なテーブル「INSERTED」に保存されている。トリガを変更し、INSERTEDテーブルの値を利用して「サンプル値」を取得しよう。トリガを変更するには、ALTER TRIGGERを使う。

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alter trigger trig_01 on Table_3 instead of insert
as
insert into Table_3(サンプル値,作成日) select サンプル値,getdate() from inserted

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このINSTEAD OF INSERTトリガで、「サンプル値」はinsert文によって一時テーブルinsertedに記録された「サンプル値」を得、「作成日」はgetdate()で与えている。

SQL_storedatetime_017_mid_640

<fig.14 : alter triggetによってINSTEAD OF INSERTトリガを変更した>

SQL_storedatetime_018_mid_640

<fig.15 : INSTEAD OF INSERTトリガを変更したテーブルにINSERT文を実行した>

SQL_storedatetime_019_mid_640

<fig.16 : 「サンプル値」をinserted一時テーブルから取得し「作成日」はgetdate()で明示的に値を与えた結果>

このように、テーブルにデータを生成するとき「作成日」を与えたいとき、ひとつはフィールドのプロパティで「規定値」を設定する方法があり、さらにユーザーによる「作成日」の明示的な指定を避けたいときは、INSTEAD OF INSERTトリガを設定し、insertされた値を強制的に変更する手法を使うことができる。INSTEAD OF INSERTトリガだけでなく、トリガは他にもいろいろな自動化処理をするために使えるので、データの整合性をとったり履歴を記録したりすることに使うなど、工夫のしがいがあるところだ。

2012年12月29日(土)、「第9回アドミンティーチャーズ勉強会(大阪)~それで使ってるつもりですか?Microsoft Office、Microsoft MVPが正しいOfficeの使い方を伝えます~」のご案内

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年末のあわただしい折ではあるが、2012年12月29日(土)に表記の勉強会を開催することにした。この勉強会では、Excel、Word、PowerPoint、の著名なMicrosoft MVPの方々にお話をいただく。不肖私はInfoPathやSQL Serverについてのお話をさせていただく。

4人のMVPでテーマを相談したとき、いくつかの案があった。それは、たとえば「誰も教えてくれなかった、Officeソフトの使い方」、「知って得するOfficeの作法」、「あなたの知らないOffice」といったものだった。とにかくこの4人のMVPはOfficeが大好きで日々仕事や日常生活の中で使いこなしている方々だ。特にExcelの田中さんは数々の著書もある有名な方で、きっとセッションの中で役に立つことをたくさんお話しいただけると思う。休憩時間での質問も大歓迎だ。

いろいろと忙しい年末だと思うが、ぜひ多くの方に来ていただきたい。懇親会もあります。

参加は、アドミンティーチャーズWebサイトから電子メールで申し込みを。

http://adminteachers.wordpress.com/2012/12/07/%e7%ac%ac%ef%bc%99%e5%9b%9e%e3%82%a2%e3%83%89%e3%83%9f%e3%83%b3%e3%83%86%e3%82%a3%e3%83%bc%e3%83%81%e3%83%a3%e3%83%bc%e3%82%ba%e5%8b%89%e5%bc%b7%e4%bc%9a%ef%bc%88%e5%a4%a7%e9%98%aa%ef%bc%89%ef%bd%9e/

アドミンティーチャーズWebトップページ

http://adminteachers.wordpress.com/

Access – DoCmd.OpenReportを利用してフォームのテキストボックスに絞り込み条件を入力してレポートを開くには

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あるデータから様々な条件でレポートを出力したいとき、レポートをひとつだけ作ってデータの中身を動的に絞り込むといい。レポートのデザインは手間がかかる作業だし、レポートが共通なら後からのデザイン変更もしやすい。レポートをひとつだけ作りデータを動的に絞り込んで表示するにはDoCmdオブジェクトのOpenReportメソッドを使用する。DoCmd.OpenReportの引数は6つあり、それぞれ次のような意味を持つが、最初の引数以外は省略可能だ。

DoCmd.OpenReport レポート名 , ビューの種類 , クエリ名 , 抽出条件 , ウィンドウモード , レポートに渡す文字列

この例では「抽出条件」と「レポートに渡す文字列」を使ってみる。用意したテーブルは「生徒」という名前にし、データは次のとおり。

Access_Report_001

<Fig.1 : 用意した「生徒」テーブル>

まずこのテーブルをもとにして全件表示する「生徒」レポートを作る。

Access_Report_002

<Fig.2 : 「生徒」データを全件表示する「生徒」レポート>

「作成」メニューの「空白のフォーム」でデータを絞り込むためのフォームを作る。フォームに「ラベル」と「テキストボックス」、そして「ボタン」を作る。ラベルには「『男』または『女』を入力する」といった説明を書いておく。テキストボックスは非連結、ボタンもウィザードを使わず何も設定しないでおく。テキストボックスの名前は「性別選択」とし、ボタンの名前は「レポート表示」とする。ボタンの表題は「レポートを開く」としよう。

Access_Report_003

<Fig.3 : データを絞り込みレポートを表示するフォームを作る>

「レポート表示」ボタンのプロパティを開き、クリック時のイベントプロシージャを記述しよう。Microsoft Visual Basic for Applicationエディタが起動したら次のような式を書く。

DoCmd.OpenReport "生徒", acViewPreview, , "[性別] = ‘" & [性別選択] & "’", , "生徒名簿(" & [性別選択] & ")"

最初の引数、"生徒"、は表示するレポート名を示す。2番目の引数は印刷プレビューを指定しており、これがないといきなりプリンタに出力されてしまう。3番目の引数は省略。4番目の引数は絞り込む条件を記述している。データの[性別]がフォームの[性別選択]テキストボックスに入力されたものと同じものだけを絞り込む記述だ。5番目の引数は省略。最後6番目の引数で、レポートに「生徒名簿(男)」のように文字列を返すようにしている。

Access_Report_004

<Fig.4 : Microsoft Visual Basic for Applicationエディタにコードを記述した>

コードが記述できたらフォームを開きテキストボックスに「男」または「女」と入力して「レポートを開く」ボタンをクリックしてみよう。

Access_Report_005

<Fig.5 : 作ったフォームを開きテキストボックスに「男」と入力して「レポートを開く」ボタンをクリックする>

Access_Report_006

<Fig.6 : データが絞り込まれた「生徒」レポートが表示した>

最後にDoCmd.OpenReport式の最後の6番目の引数がレポートに反映されるようにしよう。この引数の値は、[OpenArgs]の値で表示することができる。

引数の値を表示するためレポートをデザインし、「生徒」となっているラベルをテキストボックスに変更し、テキストボックスのコントロールソースを「[OpenArgs]」とする。

Access_Report_007

<Fig.7 : DoCmd.OpenReport式の6番目の引数を表示するためテキストボックスのレポートに反映されるようにコントロールソースを「[OpenArgs]」とする>

レポートを保存し、フォームからデータを絞り込んでレポートを表示してみよう。

Access_Report_008

<Fig.8 : 絞り込み条件を「男」にしてレポートを開く>

Access_Report_009

<Fig.9 : 条件が「男」に絞り込まれ表題のテキストボックスに引数が表示されている>

Access_Report_010

<Fig.10 : 絞り込み条件を「女」にしてレポートを開く>

Access_Report_011

<Fig.11 : 条件が「女」に絞り込まれ表題のテキストボックスに引数が表示されている>

Written by Yoshio Matsumoto

2012年7月16日 at 3:53 AM