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校務支援システムの更新 – 02 – 既存システムからエクスポートしたデータを加工してはいけない – そのままインポートできるように SQL Server のテーブル設計をしよう

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学校の校務支援システムの運用には様々な課題があるが、とりわけ大きい課題がシステム移行時に発生する。既存システムから生徒の氏名住所などの基本情報や、履修情報、成績情報を新システムに移行しなければならないが、その作業と責任は、そのときの学校の担当教員に負わせられることとなる。既存システムの業者も、新システムの業者も、一定の技術情報は提供しても作業に関してはどちらも助けてはくれない。

学校として学籍管理のデータを扱う場合、管理の手法はシステムによって異なる。生徒の氏名や住所、生年月日などの基本データに大きな違いはないだろうが、教科科目の情報、成績管理の手法はシステムによって違いが大きいと考えられる。既存のシステムからエクスポートしたデータを新システムでそのまま使えるとは考えにくい。

そこでデータ処理をする必要がおこるが、業者がデータ移行ツールなどを用意することはない。そこでデータ移行においてデータ処理をする必要が生じるが、これをエクセルなどの表計算ソフトで行うと重大な間違いがおこる危険がある。また一度で完全に移行できることも考えにくいので、ある程度の試行錯誤が必要となる。そのたびに表計算ソフトでデータ加工をしていては手間がかかりすぎ、また事故がおこる危険が大きい。

そこで SQL Server にデータを読み込んで処理することが最も正しい解決策だ。できれば既存システムから SQL クエリによってデータを読み出したいところだが、それができなければ何らかの形でデータをエクスポートすることになるだろう。多くのシステムでエクセルや CSV の形式でデータを取り出すことができるようになっているはずだ。

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このとき、既存システムで使われるフィールドと新システムで使われるフィールドに違いがあったとき、これを表計算あるいは CSV のデータ上で加工してはいけない。もし新システムで使わないデータフィールドがあったとき、心情的にはデータを切り捨ててインポートしたい欲求は理解できる。余計なフィールド設定をせずに済ませたいだろうからだ。

またフィールド名を修正したい欲求にもかられる。しかしエクスポートしたデータを手作業で加工してはいけない。既存システムからエクスポートしたデータは、そのまま SQL Server にインポートできるようにテーブルを作っておくべきだ。

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データの移行は一回で終わることは、まず、ない。既存システムのデータを新システムにインポートするには、何度かの試行錯誤が必要となるはずだ。またすべてのデータを一度に移行しようとして間違いがあれば修正も困難になる。小さなデータを試験的に移行しながらチェックを繰り返し、うまく移行できることを確かめてから全部のデータを移行するだろう。

このとき、エクスポートしたデータを手作業で加工する工程を挟むと、そのたびに手作業が必要となる。手作業には誤りがつきまとい、とりわけ同じ作業を何度も繰り返していると誤る危険性が高くなる。

新システムで使わないフィールドの設定はせずに済ませたい、おかしなフィールド名は修正したい気持ちになることは理解できるが、ここで手間を惜しまず、エクスポートしたデータは無修正でそのままインポートできるように SQL Server のフィールド設計をしよう。

2019年1月2日

松本 吉生(まつもとよしお)

Microsoft MVP Data Platform
1961年京都に生まれ、神戸で幼少期を過ごす。大学で応用化学を学んだのち、理科教諭として高等学校に勤務する。教育の情報化が進む中で校内ネットワークの構築運用に従事し、兵庫県立明石高等学校で文部科学省の「光ファイバー網による学校ネットワーク活用方法研究開発事業」に携わる。兵庫県立西宮香風高等学校では多部制単位制の複雑な教育システムを管理する学籍管理データベースシステムをSQL ServerとInfoPath、AccessなどのOfficeソフトウエアによるOBA開発で構築・運用する。2015年から2017年まで兵庫県立神戸工業高等学校でC#プログラミング、IoTなどのコンピュータ教育を行い、現在は兵庫県立神戸甲北高等学校に勤務する。2004年からマイクロソフトMVP(Microsoft Most Valuable Professional)を受賞し、現在15回目の連続受賞。2016年にマイクロソフト認定教育者(Microsoft Innovative Educator Experts : MIEE)を受賞し、現在4回目の連続受賞。

校務支援システムの更新 – 01 – データ移行は現場教員の責任となる – データ移行作業は SQL Server を使おう

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高等学校の成績処理などにデータベースを使うようになったのは、単位制や総合学科など講座の選択肢が多い学校ができてからだ。基本的にクラス単位で授業を行う普通科高校では、出欠や成績の管理にデータベースを使う必要はなかった。クラス単位で紙ベースの出席簿や成績伝票での処理で十分だったからだ。しかし生徒が多くの講座に分かれて受講する単位制や総合学科の高校では、紙ベースの処理が不可能だ。

筆者も他部制単位制の兵庫県立西宮香風高校に勤務したとき、SQL Server を使った校務支援システムを作り運用した。多くの単位制や総合学科の学校で業者と契約して作られたシステムを運用していたが、新しいタイプの他部制単位制高校に合うシステムはなかったからだ。

近年、単位制や総合学科ではない普通科の高校でも校務支援システムを導入する動きがある。それは普通科の学校でも多様な選択肢を用意した選択講座のカリキュラムを拡大することも背景にある。契約や運用の面からクラウドベースの統一システムを都道府県単位で一括契約するケースも増えてきた。

このような校務支援システムの運用にはいろいろな課題があるが、システム更新のときに大きな課題がある。別システムへの更新時に、過去のデータを移行する作業が必要となるのだ。このデータ移行の作業は現場の教員にまかされる。既存システムの業者も、新しいシステムの業者も、どちらも何もしない。責任もとらない。

データの移行は、そのときの担当教員にとって大きな責任を負わせられるものとなる。在校生の成績データを一つ残らず完全に新システムに移行しなければならない。この作業をエクセルなどでやっていては大きな間違いがおきる危険性がある。データ移行の作業は SQL Server を使うことが最も良い。

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既存システムのテーブルにあわせて SQL Serever にテーブルを作る。既存システムからエクセル形式や CSV 形式でエクスポートしたデータを一括で SQL Server に読み込む。例えば高等学校の校務支援システムでは中学校情報を管理するが、中学校コードは既存システムと新システムで異なることがあるだろう。このとき、まず既存システムの中学校コードと新システムで利用するコードを一括で SQL Server に読み込んでおく。

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そして既存システムのコードと新システムのコードを関連付けたビューを作り、これを他の情報と関連させる。

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SQL Server で一元的にデータ処理を行うことで、間違いのないコード変換処理をすることができる。SQL Server で正しい変換テーブルとビューを作っておけば、既存システムからのデータ移行作業を手間なく、そして誤りなく何度もテストし確かめることができる。

2019年1月1日

松本 吉生(まつもとよしお)

Microsoft MVP Data Platform
1961年京都に生まれ、神戸で幼少期を過ごす。大学で応用化学を学んだのち、理科教諭として高等学校に勤務する。教育の情報化が進む中で校内ネットワークの構築運用に従事し、兵庫県立明石高等学校で文部科学省の「光ファイバー網による学校ネットワーク活用方法研究開発事業」に携わる。兵庫県立西宮香風高等学校では多部制単位制の複雑な教育システムを管理する学籍管理データベースシステムをSQL ServerとInfoPath、AccessなどのOfficeソフトウエアによるOBA開発で構築・運用する。2015年から2017年まで兵庫県立神戸工業高等学校でC#プログラミング、IoTなどのコンピュータ教育を行い、現在は兵庫県立神戸甲北高等学校に勤務する。2004年からマイクロソフトMVP(Microsoft Most Valuable Professional)を受賞し、現在15回目の連続受賞。2016年にマイクロソフト認定教育者(Microsoft Innovative Educator Experts : MIEE)を受賞し、現在4回目の連続受賞。