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校務支援システムの更新 – 02 – 既存システムからエクスポートしたデータを加工してはいけない – そのままインポートできるように SQL Server のテーブル設計をしよう

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学校の校務支援システムの運用には様々な課題があるが、とりわけ大きい課題がシステム移行時に発生する。既存システムから生徒の氏名住所などの基本情報や、履修情報、成績情報を新システムに移行しなければならないが、その作業と責任は、そのときの学校の担当教員に負わせられることとなる。既存システムの業者も、新システムの業者も、一定の技術情報は提供しても作業に関してはどちらも助けてはくれない。

学校として学籍管理のデータを扱う場合、管理の手法はシステムによって異なる。生徒の氏名や住所、生年月日などの基本データに大きな違いはないだろうが、教科科目の情報、成績管理の手法はシステムによって違いが大きいと考えられる。既存のシステムからエクスポートしたデータを新システムでそのまま使えるとは考えにくい。

そこでデータ処理をする必要がおこるが、業者がデータ移行ツールなどを用意することはない。そこでデータ移行においてデータ処理をする必要が生じるが、これをエクセルなどの表計算ソフトで行うと重大な間違いがおこる危険がある。また一度で完全に移行できることも考えにくいので、ある程度の試行錯誤が必要となる。そのたびに表計算ソフトでデータ加工をしていては手間がかかりすぎ、また事故がおこる危険が大きい。

そこで SQL Server にデータを読み込んで処理することが最も正しい解決策だ。できれば既存システムから SQL クエリによってデータを読み出したいところだが、それができなければ何らかの形でデータをエクスポートすることになるだろう。多くのシステムでエクセルや CSV の形式でデータを取り出すことができるようになっているはずだ。

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このとき、既存システムで使われるフィールドと新システムで使われるフィールドに違いがあったとき、これを表計算あるいは CSV のデータ上で加工してはいけない。もし新システムで使わないデータフィールドがあったとき、心情的にはデータを切り捨ててインポートしたい欲求は理解できる。余計なフィールド設定をせずに済ませたいだろうからだ。

またフィールド名を修正したい欲求にもかられる。しかしエクスポートしたデータを手作業で加工してはいけない。既存システムからエクスポートしたデータは、そのまま SQL Server にインポートできるようにテーブルを作っておくべきだ。

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データの移行は一回で終わることは、まず、ない。既存システムのデータを新システムにインポートするには、何度かの試行錯誤が必要となるはずだ。またすべてのデータを一度に移行しようとして間違いがあれば修正も困難になる。小さなデータを試験的に移行しながらチェックを繰り返し、うまく移行できることを確かめてから全部のデータを移行するだろう。

このとき、エクスポートしたデータを手作業で加工する工程を挟むと、そのたびに手作業が必要となる。手作業には誤りがつきまとい、とりわけ同じ作業を何度も繰り返していると誤る危険性が高くなる。

新システムで使わないフィールドの設定はせずに済ませたい、おかしなフィールド名は修正したい気持ちになることは理解できるが、ここで手間を惜しまず、エクスポートしたデータは無修正でそのままインポートできるように SQL Server のフィールド設計をしよう。

2019年1月2日

松本 吉生(まつもとよしお)

Microsoft MVP Data Platform
1961年京都に生まれ、神戸で幼少期を過ごす。大学で応用化学を学んだのち、理科教諭として高等学校に勤務する。教育の情報化が進む中で校内ネットワークの構築運用に従事し、兵庫県立明石高等学校で文部科学省の「光ファイバー網による学校ネットワーク活用方法研究開発事業」に携わる。兵庫県立西宮香風高等学校では多部制単位制の複雑な教育システムを管理する学籍管理データベースシステムをSQL ServerとInfoPath、AccessなどのOfficeソフトウエアによるOBA開発で構築・運用する。2015年から2017年まで兵庫県立神戸工業高等学校でC#プログラミング、IoTなどのコンピュータ教育を行い、現在は兵庫県立神戸甲北高等学校に勤務する。2004年からマイクロソフトMVP(Microsoft Most Valuable Professional)を受賞し、現在15回目の連続受賞。2016年にマイクロソフト認定教育者(Microsoft Innovative Educator Experts : MIEE)を受賞し、現在4回目の連続受賞。